E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir? Pazaryeri Satıcıları İçin Zorunlu mu?

Pazaryerinde satış hacmi büyüdükçe, çoğu satıcının önüne er ya da geç aynı soru çıkar: e-faturaya geçmek zorunlu mu, e-arşiv fatura ile arada ne fark var, hangi hadleri aşınca sorumluluk başlıyor? Bu sorular hem mevzuat hem de günlük operasyon açısından kafa karıştırıcı olabiliyor.

Bu rehberde e-fatura ile e-arşiv faturanın ne olduğunu, pazaryeri satıcıları için zorunluluk hadlerini, başvuru sürecini ve fatura kesme, sorgulama, iptal gibi günlük işlemleri adım adım anlatıyoruz.

E-Fatura Nedir?

E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı mükellefler arasında elektronik ortamda düzenlenip iletilen, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip bir belge türüdür. E-fatura, yalnızca alıcının da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda kesilebilir; bu nedenle çoğunlukla şirketler arası (B2B) işlemlerde kullanılır.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, alıcının e-fatura mükellefi olmadığı durumlarda düzenlenen elektronik fatura türüdür. Nihai tüketiciye (bireysel müşteriye) satış yapan pazaryeri satıcılarının büyük çoğunluğu, işlemlerinin neredeyse tamamında e-arşiv fatura kullanır. E-arşiv fatura, GİB Portal üzerinden ücretsiz olarak veya özel entegratörler aracılığıyla düzenlenebilir.

E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

• Alıcı türü: E-fatura, alıcının da sistem kaydı olduğu işlemlerde kesilir; e-arşiv fatura, kayıtlı olmayan alıcılara (çoğunlukla bireysel müşterilere) düzenlenir.
• Kullanım sıklığı: Pazaryeri satıcıları için gündelik işlemlerin büyük bölümü e-arşiv fatura kapsamına girer.
• Düzenleme kanalı: Her ikisi de GİB Portal veya özel entegratör üzerinden kesilebilir.
• Saklama süresi: GİB Portal üzerinden düzenlenen faturalar sınırlı süre saklanırken, özel entegratörler genellikle daha uzun saklama süresi sunar.

Pazaryeri Satıcıları İçin E-Fatura Zorunlu mu?

Zorunluluk, satıcının brüt satış hasılatına göre iki farklı haddle belirlenir:

• Genel ciro haddi: Önceki hesap döneminde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler, takip eden yılın 1 Temmuz tarihine kadar e-fatura sistemine geçmek zorundadır.
• E-ticarete özel had: İnternet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan, bu satışlara aracılık eden veya internet ortamında ilan yayınlayan mükellefler için had çok daha düşüktür: önceki yıl hasılatı 500 bin TL ve üzerinde olan e-ticaret satıcıları da e-fatura ve e-arşiv fatura kapsamına girer.

Bu nedenle Trendyol, Hepsiburada veya Çiçeksepeti'nde satış yapan birçok satıcı, genel ciro haddinin çok altında kalsa bile, e-ticarete özel düşük had nedeniyle zorunluluk kapsamına girebilir.

Bunun dışında, e-fatura mükellefi olmayan satıcıların da belirli bir tutarın üzerindeki satışları için GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura düzenlemesi ayrıca zorunludur; bu tutar da periyodik olarak güncellenir. Kendi durumunuza uygulanan güncel hadleri mali müşavirinizle veya GİB'in resmi duyurularıyla teyit etmenizi öneririz.

E-Fatura Mükellefi Kimdir? Mükellef Sorgulama Nasıl Yapılır?

E-fatura mükellefi, GİB sistemine kayıtlı olan ve e-fatura düzenleme veya alma yetkisine sahip vergi mükellefidir. Bir alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını, GİB'in e-fatura mükellef sorgulama sayfası üzerinden vergi kimlik numarası ile kontrol edebilirsiniz.

Bu sorgu, hangi faturayı e-fatura, hangisini e-arşiv fatura olarak keseceğinizi belirlemeniz için önemlidir.

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? Adım Adım

• Mali mühür veya e-imza edinin: Şirketler mali mühür, şahıs şirketleri e-imza kullanır.
• GİB Portal'a kayıt olun: GİB'in e-fatura başvuru sayfasından başvurunuzu oluşturun.
• Yöntem seçin: GİB Portal üzerinden manuel kullanım veya özel entegratör (Luca, İşnet, Logo, Paraşüt gibi) üzerinden otomatik entegrasyon arasında seçim yapın.
• Muhasebe sisteminizi entegre edin: Fatura hacminiz yüksekse, entegratör kullanımı süreci ciddi ölçüde hızlandırır.
• Test faturası kesin: Sistemin doğru çalıştığını canlıya geçmeden önce test faturasıyla doğrulayın.

E-Fatura veya E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

GİB Portal üzerinden fatura kesmek için önce mükellef sorgulaması yapılır; alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura seçilir. Ardından alıcı bilgileri, ürün veya hizmet kalemleri, KDV oranı ve tutar girilerek fatura oluşturulur ve elektronik imza ile onaylanır.

Yüksek hacimli satış yapan pazaryeri satıcıları için bu süreç genellikle özel entegratörler veya muhasebe yazılımları aracılığıyla otomatikleştirilir; her siparişte manuel fatura kesmek yerine, sipariş verileri doğrudan fatura sistemine aktarılır.

E-Fatura veya E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

E-arşiv fatura, düzenlendiği günün sonuna kadar GİB Portal veya kullandığınız entegratör üzerinden iptal edilebilir. Bu süre geçtikten sonra iptal işlemi mümkün olmaz; düzeltme için iade faturası veya benzeri bir belge düzenlemeniz gerekir.

E-fatura tarafında ise iptal, karşı tarafın onayına bağlıdır; gönderilen fatura, alıcı tarafından reddedilmediği sürece iptal edilemez.

Trendyol, Hepsiburada ve Çiçeksepeti'de E-Fatura Süreci Nasıl İşler?

Pazaryerleri, satıcıların her sipariş için fatura düzenlemesini bekler; bazı pazaryerleri satıcı panelinden doğrudan e-fatura veya e-arşiv fatura entegrasyonu sunar, bazılarında ise satıcı kendi muhasebe sistemiyle fatura kesip pazaryerine yükler. Süreç platformdan platforma farklılık gösterebileceği için, mağaza açmadan önce ilgili pazaryerinin satıcı panelindeki fatura entegrasyon seçeneklerini incelemenizi öneririz.

Sipariş hacminiz arttıkça, fatura kesme sürecini manuel yürütmek zamanla sürdürülemez hale gelir; bu noktada entegratör tabanlı otomasyon, operasyonel yükü ciddi ölçüde azaltır.

E-İhracatta E-Fatura Uygulaması

Yurt dışına satış yapan (e-ihracat) satıcılar için de fatura düzenleme yükümlülüğü devam eder. Yurt dışındaki alıcılara kesilen faturalar genellikle e-arşiv fatura kapsamında, "yurt dışı" alıcı seçeneğiyle düzenlenir. İhracat faturalarında döviz cinsi, gümrük beyannamesi bilgisi gibi ek alanlar gerekebilir; bu nedenle e-ihracat yapan satıcıların entegratör veya mali müşavirleriyle bu süreci ayrıca netleştirmesi önemlidir.

E-Fatura Sürecinde Sık Yapılan Hatalar

• Alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmeden fatura türü seçmek
• Zorunluluk haddini yalnızca genel ciro haddine göre değerlendirip e-ticarete özel düşük haddi gözden kaçırmak
• E-arşiv fatura iptal süresini kaçırmak
• Fatura kesme sürecini sipariş hacmi büyüdükten sonra otomatikleştirmeyi ertelemek
• Güncel hadleri takip etmeden önceki yılın tutarlarıyla hareket etmek

Sıkça Sorulan Sorular

E-fatura ile e-arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?

E-fatura, alıcının da sistem kaydı olduğu işlemlerde kesilir; e-arşiv fatura, kayıtlı olmayan bireysel alıcılara düzenlenir.

Pazaryerinde satış yapan herkes e-fatura mükellefi olmak zorunda mı?

Hayır, ancak e-ticarete özel had genel ciro haddinden çok daha düşüktür; bu nedenle birçok pazaryeri satıcısı beklediğinden daha erken kapsama girebilir.

E-arşiv fatura ne zaman iptal edilebilir?

Düzenlendiği günün sonuna kadar GİB Portal veya entegratör üzerinden iptal edilebilir.

E-fatura mükellefi olup olmadığımı nasıl öğrenirim?

GİB'in e-fatura mükellef sorgulama sayfasından vergi kimlik numaranızla kontrol edebilirsiniz.

E-ihracat yapıyorsam hangi fatura türünü kullanmalıyım?

Yurt dışındaki alıcılara genellikle e-arşiv fatura, "yurt dışı" seçeneğiyle düzenlenir; detaylar mali müşavirinizle netleştirilmelidir.

Özetle

E-fatura ve e-arşiv fatura, pazaryerinde satış yapan hemen her işletmeyi er ya da geç ilgilendiren bir yükümlülük. Genel ciro haddinin yanında e-ticarete özel, çok daha düşük bir had bulunduğu için, kapsam dışında olduğunuzu varsaymadan önce güncel tutarları mali müşavirinizle teyit etmeniz önemli.

Fatura Süreci Otomatikleşti, Peki Müşteri Soruları?

Fatura kesme sürecinizi entegratörle otomatikleştirdiğiniz gibi, mağazanıza gelen ürün sorularını da otomatikleştirebilirsiniz. Sipariş hacmi büyüdükçe hem fatura hem de müşteri soru trafiği aynı hızla artar; ikisi de manuel yürütüldüğünde operasyonel yükün en büyük kaynağı haline gelir.

Dot Assist, Trendyol, Hepsiburada ve Çiçeksepeti mağazanıza gelen ürün sorularını, ürün bilgilerinizi ve marka dilinizi öğrenerek otomatik olarak yanıtlar. Manuel yanıt sürecini ortadan kaldırdığı için ekibiniz, muhasebe ve operasyon gibi daha stratejik işlere odaklanabilir.

Flormar Global CDO'su Sedat Fırat, Dot Assist ile 7 saatlik operasyonel zaman kazandıklarını ve aylık 9 iş günü tasarruf ettiklerini belirtiyor.